Panduan Lengkap Membuat Mail Merge Microsoft Office 2007

Mail Merge merupakan salah satu fasilitas yang disediakan Microsoft Word untuk membuat surat masal seperti surat undangan. Mail Merge dapat dimanfaatkan untuk membuat surat, mencantumkan nama tamu undangan dan membuat amplop secara masal. Selain itu mail merge juga diasa dimanfaatkan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop. Untuk menggunakan fasilitas Mail Merge kita harus menggabungkan dua buah file. File pertama merupakan dokumen utama (biasa disebut dengan dokumen master), berisi surat yang akan dikirim. File kedua merupakan sumber data , berisi data alamat yang akan dikirim surat.Data source dapat dibuat melalui Microsoft Word menggunakan fasilitas Table, menggunakan Microsoft Excel, dan Microsoft Access.

mail merge ms. 2007

Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:

• Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
• Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

1. Membuat atau Menyimpan Dokumen Utama Mail Merge

1)        Buka dokumen word dengan kik tombol New,

2)        Buat surat undangan yang akan dibuat mail merge,

3)        Simpan dokumen surat tersebut dengan klik tombol Save As dengan nama file sesuai keinginan,

4)        Buat dokumen surat undangan menjadi format dokumen Letter, dengan menggunakan  langkah-langkah berikut.

• Klik  Maillings
• Klik tombol Start Mail Merge
• Klik tombol Letter

2. Membuat atau Menyiapkan Sumber Data Mail Merge

Kita membuat data soruce dengan Microsoft Word menggunakan fasilitas tabel. Lakukan langkah-langkah berikut :

1)        Buka dokumen word dengan  klik tombol  Select Recepients

2)        Kemudian akan  muncul layar seperti dibawah  ini!

3)        Halaman diatas telah diisi dengan data seperti yang akan dikirim.  Sebelum memeasukkan data seperti diatas, pastikan terlebih dahulu type recipient information dengan cara menge KLIK TOMBOL New Entry. Akan muncul layar seperti dibawah!

4)   Kemudian pilihlah Field Names yang akan menjadi data.

5)   Bila dirasa cukup dalam memasukkan data, pilih tombol OK untuk menge-save data. Pilih tempat untuk menyimpan.

3. Menggabungkan Main Documen Surat Mail Merge dengan Data Source

1)      Buka dokumen  surat mail merge (Surat Undangan).

2)      Kemudian pilih Mailings > Start Mail Merge > Step By Step Mail Merge Wizard. Hal ini dilakukan untuk memudahkan dalam  membuka file data alamat yang akan dikirim. Selain itu juga dilakukan untuk memudahkan mengedit jika masih ada data yang ingin dirubah.

3)      Diatas terdapat beberapa pilihan. Pilih letters, karena yang akan dibuat adalah mail merge, bukan berupa E-meil messages, Envelopes, Labels dan Directory. Kemudian pilih Use the current documents, karena dokument master telah dibuat.

4)      Pilih “Select a different list…” untuk menaggabungkan file master dengan file pendukungnya (berupa alamat yang akan dituju). Pilih file data alamat yang akan dikirim.

5)      Atau pilih Edit recipient list… untuk mengedit kembali data alamat yang akan dikirim.

4. Menyisipkan Data Source ke Dalam Main Document Surat

1)      Letakan kursor pada area dokumen yang akan dijadikan tempat menyisipkan field. Misalnya di bawah Kepada Yth atau pada alamat surat.

2)      Klik tab Mailings

3)      Klik tombol Insert Merge Field

4)      Klik satu field yang ditampilkan pada daftar. Ulangi langkah ke 2 untuk menyisipkan field yang lain. Nama Field akan ditampilkan pada main document surat mail merge.

1)      Klik tab Mailings

2)      Klik tombol Preview Results

3)      Maka dokumen surat mail merge akan ditampilkan.

mail merge ms 2007

5. Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

1)      Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:

• Print Documents, untuk mencetak surat.

Ada 3 pilihan:

1. All untuk mencetak semua surat.
2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.

• Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.

Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).

Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.